Waarom taken blijven liggen en hoe teams weer verantwoordelijkheid nemen
In veel organisaties hoor ik dezelfde frustratie terugkomen. Taken blijven liggen. Besluiten worden vooruitgeschoven. Iedereen kijkt even naar elkaar… en uiteindelijk gebeurt er niets. Niet omdat mensen hun werk niet serieus nemen, maar omdat niemand zich echt eigenaar voelt van wat er moet gebeuren.
Het gevolg is herkenbaar. Dingen blijven zweven tussen mensen, tussen afdelingen of tussen overlegmomenten. Er wordt opnieuw over gesproken, opnieuw over nagedacht, maar zelden echt doorgepakt. Eigenaarschap klinkt als een eenvoudig woord. In de praktijk blijkt het een van de lastigste thema’s op de werkvloer.
Wanneer eigenaarschap ontbreekt
Het ontbreken van eigenaarschap zie je niet altijd direct. Het sluipt vaak langzaam in een organisatie. Taken worden “even opgepakt door iemand”. Verantwoordelijkheden zijn niet helemaal helder. Of er wordt vanuit goede bedoelingen zo veel afgestemd dat niemand zich nog echt verantwoordelijk voelt voor het eindresultaat.
Dat leidt tot herkenbare situaties:
- Actiepunten verdwijnen na een vergadering in de notulen.
- Mensen wachten op elkaar voordat ze iets doen.
- Problemen worden benoemd, maar niet opgelost.
- Iedereen voelt zich een beetje verantwoordelijk en daardoor eigenlijk niemand.
Het interessante is dat dit zelden met onwil te maken heeft. In de meeste teams werken mensen juist hard en met betrokkenheid. Alleen ontbreekt het soms aan helderheid over rollen, verwachtingen en eigenaarschap.
Eigenaarschap gaat niet alleen over verantwoordelijkheid
Veel organisaties koppelen eigenaarschap direct aan verantwoordelijkheid. Dat is begrijpelijk, maar het is slechts een deel van het verhaal. Eigenaarschap betekent namelijk meer dan een taak uitvoeren. Het betekent dat iemand zich ook verantwoordelijk voelt voor het resultaat, voor het proces en voor het moment waarop er actie nodig is. Het verschil is subtiel maar belangrijk. Een taak uitvoeren kan betekenen dat je wacht tot iemand zegt wat er moet gebeuren. Eigenaarschap nemen betekent dat je zelf ziet wat nodig is en daarin initiatief toont. Dat vraagt iets van mensen. Maar het vraagt ook iets van de organisatie waarin zij werken.
Waarom eigenaarschap soms niet wordt gepakt
Wanneer eigenaarschap ontbreekt, ligt de oorzaak zelden bij één persoon. Vaak spelen meerdere factoren tegelijk een rol. In teams zie ik bijvoorbeeld regelmatig dat:
- rollen niet duidelijk zijn
- beslissingsruimte ontbreekt
- fouten maken onveilig voelt
- mensen gewend zijn geraakt om af te wachten.
Als die omstandigheden aanwezig zijn, wordt eigenaarschap nemen spannend. Waarom zou je initiatief nemen als je niet zeker weet of je daar ruimte voor krijgt? Eigenaarschap ontstaat dus niet alleen door het te vragen. Het ontstaat door de omstandigheden waarin mensen werken.
Eerst inzicht, dan beweging
Wanneer ik met teams werk, begint het zelden met het direct oplossen van het probleem. Eerst moet zichtbaar worden wat er werkelijk speelt. In gesprekken blijft dat vaak abstract. Iedereen heeft een mening, een ervaring of een interpretatie. Maar het geheel blijft lastig te overzien. Daarom werk ik regelmatig met de methode LEGO® SERIOUS PLAY®. Door vraagstukken letterlijk te bouwen, wordt zichtbaar hoe mensen hun rol zien, waar verantwoordelijkheden liggen en waar het stokt. Wat normaal onuitgesproken blijft, komt dan ineens op tafel. Niet omdat iemand het zegt, maar omdat het zichtbaar wordt.
Van inzicht naar actie
Wanneer een team eenmaal ziet waar eigenaarschap ontbreekt, ontstaat er ruimte voor een ander gesprek. Niet langer over “wie het fout doet”, maar over vragen als:
- Waar ligt de regie eigenlijk?
- Wie pakt het stuur wanneer iets vastloopt?
- Wat verwachten we van elkaar?
In veel teams blijkt dat eigenaarschap niet ontbreekt, maar simpelweg nooit expliciet is besproken. Door dat gesprek wél te voeren, ontstaat vaak al beweging.
Eigenaarschap begint klein
Het idee dat eigenaarschap een groot leiderschapsthema is, klopt maar gedeeltelijk. In de praktijk begint het vaak met kleine veranderingen. Een actiepunt dat niet blijft liggen. Een beslissing die niet wordt doorgeschoven. Iemand die zegt: dit pak ik op. Wanneer dat soort momenten vaker ontstaan, verandert langzaam de dynamiek in een team. Niet omdat er een nieuwe structuur is ingevoerd, maar omdat mensen zich meer eigenaar voelen van wat ze doen.
Eigenaarschap zichtbaar maken
Eigenaarschap is geen theoretisch begrip. Het wordt zichtbaar in gedrag. In teams waar eigenaarschap leeft, zie je dat mensen initiatief nemen, elkaar aanspreken en verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Niet omdat het moet, maar omdat ze zich verbonden voelen met wat ze doen. En precies daar ligt vaak de sleutel. Wanneer mensen hun rol echt begrijpen en zien hoe hun bijdrage onderdeel is van het grotere geheel, wordt eigenaarschap vanzelf sterker.
SteenWijs | Denken wordt pas waardevol als je het zichtbaar maakt.
